Зміст
Коли список щоденних справ складається з десятків позицій і при цьому необхідно балансувати між декількома проєктами одночасно, цілком закономірно почувати себе виснаженим. Особливо, якщо в такому режимі доводиться працювати постійно. Одним з найпростіших рішень виходу з хронічного авралу є планування. В цій статті ми розглянемо, чому щоденне планування має таке величезне значення та яких стратегій варто дотримуватися.
Переваги планування
Відсутність системного підходу до організації робочого процесу може вкрай негативно сказатися на кінцевому результаті. Одночасно з цим навіть декілька хвилин, виокремлених на створення списку справ, збільшує нашу продуктивність. Дослідження доводять, що 10 хвилин, витрачені на планування дня на самому його початку, дозволяють зекономити до 2 годин витраченого в пусту часу.
Щоденне планування дозволяє не тільки оптимізувати роботу. Це базовий організаційний інструмент, який можна застосовувати до будь-якої сфери життя: від здобуття нових знань до ведення домогосподарства. Систематичне планування власного часу дозволить суттєво зменшити стрес на роботі та зберегти високу концентрацію уваги. З його допомогою можна сформувати певну послідовність дій, якої ви будете дотримуватися впродовж дня, нікуди не поспішаючи. Як результат – якісно виконана робота, зекономлені власні сили та відсутність стресу.
Починаючи кожен день з планування, ви також спрощуєте процес документування власної продуктивності. Це дозволяє з часом легше відстежувати власний прогрес та спрощує звітування про свою роботу. Це актуально як в робочій площині, так й у будь-якій іншій сфері, оскільки вам доведеться щоденно звітувати хоча б перед собою та підбивати підсумки. Щоденне планування також допоможе виконувати завдання вчасно, оскільки сам підхід дозволить краще контролювати обсяг роботи та правильно керувати ним.
Планування власного часу: 6 стратегій
Формування навички щоденного планування
Тим, хто ніколи не планував свій день, почати це робити буде досить важко. Розпочинати доведеться с формування нової корисної звички. Щоб щоденне планування стало звичкою, доведеться докласти певних зусиль. Відведіть у своєму Google-календарі або іншій зручній програмі 10 хвилин саме на планування поточного дня. Цього часу зазвичай достатньо для того, щоб скласти план на день. Якщо цей процес можна супроводити, наприклад, філіжанкою кави, то це додасть певної атмосфери та мотивації.
Окреме питання – це формат планування. Якщо вас не має потреби інтегрувати власний план до загального плану робочої команди, ви можете використовувати будь-який тип планувальника. Це може бути класичний паперовий блокнот, онлайн-планувальник Google Docs чи додаток на смартфон. У разі потреби формування такого зв’язку між особистими та командними процесами, то доцільно використовувати функції Slack, якщо ваша компанія ним користується в принципі.
Поділить тиждень на декілька сфер
Ефективне планування власного часу не повинно стосуватися виключно поточного дня. Краще одразу подивитися на весь тиждень. Такий підхід дозволяє розбити завдання на коротко- та довгострокові, завдяки чому відпадає необхідність зробити усе заплановано за один день. Ще одна перевага такого розбиття – у можливості планування виконання завдання у конкретний день тижня, коли для цього будуть найсприятливіші умови. Як теоретично це може виглядати:
| День тижня | Специфіка роботи |
| Понеділок | Низький рівень продуктивності, яка зростає з кожним наступним днем. Тому його варто присвяти формуванню основних задач, плануванню на тиждень та виконанню завдань, які не передбачають надмірних зусиль. Можливе формування звітів, збір статистики, якщо це передбачено родом діяльності. |
| Вівторок | Помірне збільшення продуктивності. День доцільно присвяти помірно складним завданням, переписуванням чи зустрічам з клієнтами/партнерами. |
| Середа | В середу ми відчуваємо найбільший рівень продуктивності та сил, тому її можна відвести на вирішення найскладніших завдань. |
| Четвер | Поступове зменшення рівня енергійності, тому день підходить для типових робіт та зустрічей. |
| П’ятниця | Низький рівень енергії. Використовуйте цей день для адміністративних завдань, проведення сесій з планування наступного тижня. |
Це приблизний план, який складено на основі типового робочого тижня. Головна його мета – продемонструвати загальний принцип тижневого планування. У кожного з вас можуть бути особливі дні тижня, на які через специфіку роботи доводиться найбільше навантаження.
Перед початком тижневого планування оцініть особливості своєї роботи та власної продуктивності: в який день вам зазвичай найпростіше налаштуватися на роботу, від чого залежить ваш рівень енергії. За таким принципом можна проаналізувати й минулий тиждень: коли робота давалась легко, а коли продуктивність була мінімальною та чому.
Дивіться на свої цілі ширше
Щоденне планування гарантовано спростить вам виконання повсякденних завдань, але варто подивитися на свою роботу ширше. Які цілі ви намагаєтеся досягти і як вам в цьому зможе допомогти стратегічне планування? Воно не тільки додасть вашій щоденній роботі цінності, але й дозволить сформувати покроковий план реалізації великих цілей. Мета такого підходу – проаналізувати щоденну роботу та виокремити з неї пріоритетні та непріоритетні задачі. В результаті ви зможете делегувати частину своїх обов’язків та зосередитися саме на том, що матиме найбільший результат в контексті ваших цілей.
Але при достроковому стратегічному плануванні необхідно враховувати й командні цілі. Це допоможе правильно розставити пріоритети саме при особистому щоденному плануванні. Наприклад, якщо серед глобальних цілей у вас щось на кшталт: «запустити проєкт Х» та «скинути 10 кг», то вам доведеться шукати баланс між наслідками стресу, який зазвичай супроводжує запуск чогось нового, та режимом харчування, сном та фізичними вправами, без яких прийти в форму не вийде. Це все потрібно буде врахувати та прописати у щоденному плані.
Важливий момент: важливо не тільки враховувати командні цілі при плануванні глобальних завдань, але також мати декілька власних цілей, які додають вам продуктивності та загального відчуття наповненості. Вам необхідно знайти золоту середину між потребами компанії та власними пріоритетами. Якщо при цьому не нехтуватися своїми професійними обов’язками, наявність глобальних особистих цілей зазвичай працює тільки в плюс, підвищуючи загальну якість власної роботи.
Щоденні пріоритети мають бути досяжними
Є якесь особливе задоволення в тому, коли ми викреслюємо з переліку запланованих справ вже виконані. Грамотне щоденне планування дозволить відчувати це щодня, досягаючи як невеликих цілей, так й масштабних. Чим ефективнішим та продуманим є ваш план, тим більших результатів можна досягти. Досягнені результати, своєю чергою, дають імпульс для нових звершень.
Як же зробити так, щоб складений план працював на вас? У вас повинно бути не більше 2-3 щоденних пріоритетів. Якщо ви будете постійно збільшувати їх кількість, з високою імовірністю це вас тільки виснажить. Два-три серйозних завдання на день цілком достатньо для поступового досягнення певної цілі, але вони повинні бути пов’язаними з нею. Наприклад, якщо ваша глобальна ціль – вивчити англійську мову, то щоденні кроки – це пошук репетитора, offline чи online курсів та підбір літератури та кіно, які можна дивитися в оригіналі з субтитрами.
Глобальна ціль здається недосяжною, чим тільки зменшує мотивацію? Розбивайте її на менші, які можна зробити своєю щоденною рутиною.
Порада: що робити з завданнями, які з певних причин не вдалося виконати сьогодні? Завести для них окремий список з невиконаними справами, які потрібно не забути зробити. Його можна поділити на декілька списків за пріоритетністю та складністю.
Обов’язково фіксуйте навіть маленькі щоденні досягнення. З них складається великий успіх, до того ж вони дозволяють нам відчувати прогрес, підвищуючи впевненість у власних силах.
Фахівці з тайм-менеджменту також радять конкретизувати глобальні цілі. Наприклад, замість того, щоб написати в плані: «зайнятися проєктом» напишіть щось більш конкретне: «написати 2 сторінки тексту» чи «зібрати статистику».
Ще один спосіб зробити роботу з планом більш ефективною – врахувати у сьогоднішньому списку справи, які були виконані вчора, якщо вони, звичайно, пов’язані між собою.
Ваш загальний стан – ключовий пріоритет
Як в короткостроковій, так й довгостроковій перспективі планування має покращувати ваше фізичне та ментальне здоров’я. З його допомогою ви повинні не тільки підвищити власну робочу продуктивність чи навчитися не завалювати дедлайн, але й збільшувати кількість енергії. Щоденне планування необхідне для виокремлення часу, якого зазвичай не вистачає для піклування про себе.
Тому кожного ранку, перш ніж сідати за формування списків на день чи тиждень, проаналізуйте свій поточний стан. Сьогодні ми наповнені, а завтра в нас не має сил навіть на найпростіші задачі, і це цілком нормально. Численні дослідження доводять, що довготривалий стрес чи відсутність нормального режиму сну зменшують концентрацію уваги та роблять нас більш чутливими до зовнішніх подразників. Розуміння цього дозволить вам не вимагати від себе занадто високої продуктивності, якщо впродовж цієї ночі ви не спали через повітряні тривоги чи інші факторів.
Ще одна важлива порада – робіть впродовж дня невеликі паузи задля зменшення напруги. Наш мозок не може працювати впродовж дня на максимумі своїх можливостей. Ви й самі, мабуть, помічали, що після тривалої роботи, яка вимагала високої концентрації та уважності, нам вкрай важко продовжити працювати на високих обертах. Тому наприкінці кожної години робіть 10 хвилинні перерви. При цьому в цей час краще кардинально змінити діяльність, а не просто прогортати стрічку в соціальних мережах. Працюєте з дому? Помийте посуд, покладіть на свої місця речі, полийте квіти чи вигуляйте домашнього улюбленця. Зміна формату роботи – найкращий тип відпочинку для нашого мозку.
Порада: сформуйте для себе певні часові шаблони. Наприклад, щоденно о 17:00 годині ви відчуваєте найменший рівень енергії. Не боріться з собою. Натомість заплануйте на цей час прогулянку, похід за продуктами, медитацію чи якусь іншу діяльність, яка допоможе розслабитися саме вам.
Закінчуйте тиждень аналізом
Наприкінці кожного тижня знайдіть час на аналіз виконаного та невиконаного. Подивіться, чому саме ви змогли зробити заплановане, а що перешкодило. Наприклад, ви змогли закрити великий проєкт через те, що відвели на це найкращий час. А не змогли дочитати книгу через те, що присвяти вечори зустрічам з друзями. Такий підхід дозволить оцінити, скільки часу у вас пішло на виконання того чи іншого завдання та закріпити цей підхід на наступному тижні. З часом такий аналіз дасть глибше розуміння того, як працювати з власним часом та розставляти пріоритети.
Систематичне планування дозволить вам реалістично поглянути на власний час та зрозуміти його обмеженість. Це дозволить сформувати пріоритетні задачі та правильно розподілити робоче навантаження. Закріпивши в себе навичку щоденного планування ви зможете максимально ефективно використовувати свій найцінніший ресурс.
