Як підвищити власну продуктивність та робити більше

Підвищення власної продуктивності є критично важливим аспектом як у особистому, так й професійному житті. Воно дозволяє не тільки оптимізувати час, необхідний для виконання того чи іншого завдання, але допомагає уникнути надмірного стресу, пов’язаного з невиконанням обов’язків або накопиченням роботи. У цій статті розглядаються стратегії, які допоможуть організувати час, зосередитися на поточних завданнях, підвищити власну ефективність та уникнути відволікання. Розуміючи, як підвищити власну продуктивність, можна досягти значно більшого за той же відрізок часу.

Як підвищити власну продуктивність: значення списку справ

Більшість успішних людей планують те, що їм потрібно зробити. Було багаторазово доведено, що наявність письмового плану дій підвищує продуктивність.

Дослідження, присвячене ефекту запису списку справ, було проведено ще у 1920 роках східноєвропейською психологінею Блумою Зейгарнік. Так званий ефект Зейгарнік продемонстрував, що процес планування діяльності за допомогою списків справ фактично зменшив навантаження на мозок, звільнивши його від необхідності турбуватися про незавершені завдання. Більш пізні дослідження підтвердили ефект Зейгарнік, виявивши, що коли людям не дозволяли закінчити поточну справу, вони погано справлялися з наступною.

Один з найпростіших способів як підвищити власну продуктивність – це почати фіксувати перелік справ. Зазначається, що люди стають більш ефективними, коли вони можуть викреслювати справи зі списку послідовно. Це підвищує мотивацію переходити до наступного пункту, оскільки забезпечує вироблення дофаміну.

Є кілька способів стежити за справами. Це може бути традиційний список справ, який прописується у паперовому блокноті, або список в електронному додатку для комп’ютерів, планшетів або смартфонів. До числа найбільш популярних додатків для створення списків справ для Android належить To-Do List – Schedule Planner, Tasks та My Tasks.

Стівен Кові в книзі «7 звичок високоефективних людей» описує метод встановлення цілей, а потім розставляння пріоритетів завдань у рамках цих цілей. Він рекомендує розбивати списки справ на термінові та нетермінові, важливі та неважливі.

Ще один спосіб, як підвищити власну продуктивність в контексті написання списків – це розбиття складного завдання на менші та простіші завдання. Наприклад, замість того, щоб поміщати у список «написати доклад», ви можете деталізувати кожен окремий компонент. Наприклад, «скласти структуру» або «сформулювати ключові ідеї».

Як підвищити власну продуктивність та навчитися говорити «ні»

Коли ваш список справ складено, настав час зосередитися на фактичних завданнях, які вам потрібно виконати. Оскільки кожен день має обмежену кількість годин, є сенс витратити ці години на важливі справи. Розумне використання часу передбачає обмеження робочого навантаження діяльністю, безпосередньо пов’язаною з кар’єрними цілями. Це означає, що в деяких випадках вам потрібно буде говорити «ні» певним запитам щодо вашого часу.

Сказати «ні» може бути важко з кількох причин. Першою причиною є внутрішнє бажання допомогти колегам, якщо це можливо. Тому першою реакцією може бути сказати «так» новому проханню про допомогу. Однак, якщо сказати «так» проекту, робочій групі чи запиту від конкретної людини, які не цікаві вам або не відповідають цілям кар’єри, це потенційно не дасть достатньо часу для завершення роботи, яка є у сфері ваших інтересів. Як наслідок – завалений дедлайн важливого проєкту.

По-друге, важливо бути командним гравцем, а сказане «ні» можуть вважати егоїстичним або це поставить під загрозу стосунки. Знайти правильний баланс між допомогою колегам, відповідаючи «так» на деякі прохання, і водночас зберігаючи час для власної роботи, може бути складно. Наочно розглянути цю проблему можна за допомогою наведеної нижче таблиці.

ТАБЛИЦЯ 1

Небезпека надто часто казати «Так»	Небезпека надто часто казати «Ні»
– не бути в змозі якісно виконати роботу, за яку несете відповідальність особисто ви; – залишиться мало часу на залучення до нових проєктів; – якщо з’явиться «ідеальна можливість», на неї просто не буде часу; – люди перестануть звертатися до вас, бо робота буде зроблена неякісно або не буде доведена до кінця.	– думки про те, що ви «не командний гравець» входять у звичку і тоді вже неясно, коли казати «Так»; – люди перестануть до вас звертатися; – якщо постійно відмовляти людям, то в майбутньому може виникнути потреба погодитися через ввічливість; – можна втратити «ідеальну можливість».

Є кілька способів сказати «ні». Більшість експертів з тайм-менеджменту рекомендують ніколи не говорити «так» чи «ні» на місці. Потрібна практика, але зрештою дуже корисно завжди говорити щось накшталт: «Дуже дякую, що запитали мене. Я перегляну свою іншу роботу й побачу, чи зможу, на мою думку, дати цьому проекту/робочій групі достатньо часу для якісної роботи». Інший варіант – проконсультуватися зі своїми безпосереднім керівництвом, перш ніж сказати «так» на запит.

Очевидно, що якщо прохання цікаве та тісно пов’язане із сферою ваших інтересів, сказати «так» здається очевидним, але спочатку обміркуйте прохання. Чи можете ви домовитися про те, щоб у вас було достатньо часу для вирішення того питання, з яким до вас звернулися? Чи можете ви домовитися про підтримку керівництва або звільнення від основних обов’язків? Навіть якщо це те, що ви хочете, витратіть день або два на роздуми. Тоді ваша відповідь буде дійсно обгрунтованою.

Хитрість полягає в тому, щоб у вашій голові було чітке уявлення про те, що ви любите робити, що вам подобається робити та що від вас вимагається робити. Перед тим, як погодитися або відмовитися, варто зіставити бажане з запропонованим.

Як вирішити, коли казати «Так» чи «Ні»

Як підвищити власну продуктивність і вирішити, коли казати «Так» чи «Ні»:

1. Чи відповідає запит вашим кар’єрним цілям?
2. Чи будуть використовуватися ваші навички в роботі?
3. Яка довгострокова користь від цієї роботи? Чи може це призвести до іншої роботи, більш тісно пов’язаної з вашими цілями?
4. Який термін виконання цієї роботи? Чи потрібно це зробити протягом тижня, місяця, чи це можна зробити в довгостроковій перспективі, коли у вас буде більше часу?
5. Чи можете ви бути залучені до частини роботи, але не до усієї?
6. Чи можете ви відмовитися від наявної відповідальності, щоб взяти на себе новий запит?
7. Чи є автор запиту тим, хто є вашим керівником або може вплинути на вашу кар’єру?
8. Чи поставить під загрозу інші частини вашої роботи чи кар’єрних цілей, якщо ви скажете «ні»?

Цей простий чек-лист допоможе в прийнятті рішення.

Як підвищити власну продуктивність: поради

Бути ефективним

Щоб бути більш продуктивними, нам потрібно зосередитися. Багатозадачність – це неправильний підхід, тому що наш мозок насправді може зосередитися лише на одному завданні за раз. Коли ми думаємо, що робимо три речі одночасно, наш мозок насправді перемикається від завдання до завдання.

У дослідженні 2006 року, яке використовувало функціональну магнітно-резонансну томографію для документування активації різних частин мозку людей під час переходу від однієї діяльності до іншої, одночасно активувалася лише одна зона. Дослідники також задокументували те, що вони назвали «вузьким місцем» у центральній зоні обробки інформації, яке дозволяло обдумувати лише одну думку за один раз.

Інші дослідження показали, що потрібно від 30 до 60 секунд, щоб перефокусуватися на одному завданні після переведення уваги на друге. Чим складніше завдання (наприклад, аналіз даних чи написання реферату), тим довше потрібно перефокусовуватися. Було підраховано, що багатозадачність може знизити продуктивність до 40% та фактично знизити коефіцієнт інтелекту на 10 балів.

Боротьба з перешкодами

Знайти час для написання статті, вивчення мови чи будь-якого іншого завдання складно, коли ти постійно стикаєшся з поточними питаннями та обов’язками. Ми всі боремося з проблемами або звичками, які відволікають нас та роблять менш продуктивними. Важливо визначити конкретні причини прокрастинації та навчитися методам мінімізації часу, який витрачається на неважливі завдання, які відволікають нас від діяльності, яка наразі є для нас ключовою. (таблиця 3).

ТАБЛИЦЯ 3

Популярні відволікання та прийоми їх мінімізації

Відволікаючі фактори	Методи
Електронна пошта	– прийміть рішення, що будете двічі на день уважно проглядати свої електронні листи; – відключіть сповіщення, щоб вони не відволікали вас, коли надійде новий лист; – закрийте вкладку з поштою, щоб не було бажання перейти на неї; – не витрачайте на перегляд свій продуктивний час. Оберіть період дня, коли вам треба відволіктись від більш значущих справ.
Зустрічі	– найбільш ефективним є планування зустрічей послідовно, щоб у вас був «блок» зустрічей або колективних зборів. Це також дозволить не повторювати інформацію двічі.
Перебування	– щоб вас не відволікали від найбільш важливих справ, знайдіть собі місце, де вас ніхто не знайде. Наприклад, вдома, кафе або в бібліотеці; – повідомте підлеглих, що ви будете доступі в певні години. Відповідайте на повідомлення тільки в цей час.
Прокрастинація	Порозмірковуйте над причинами: – відчуваєте себе пригніченим, не знаєте, з чого почати; – робота не викликає захвату або є дискомфорт; – переживаєте, що погано виконаєте роботу; – бажаєте зайнятися чимось іншим. Як подолати прокрастинацію: – розбивайте великі проекти на менші; – використовуйте правило 10 хвилин – перші 10 хвилин постійно нагадуйте собі утримувати концентрацію, потім робота піде легше; – попросіть про допомогу колегу; – укладіть угоду з самим собою – якщо я це зроблю, то зможу отримати х, y, z.
Перфекціонізм	– усвідомте, що ваша робота ніколи не буде ідеальною; – перфекціонізм може бути формою прокрастинації в тому сенсі, що ви не закінчуєте працю, бо хочете досягти ідеальності; – усвідомте, що всі допускаються помилок. Постарайтеся не фіксуватися на помилках, а навчатися на них.

Висновок

Усі ми зазвичай дуже зайняті, і часто хотіли б мати не 24 години на день, а значно більше. Навички з того, як підвищити власну продуктивність, можуть стати для нас дуже корисними. Розробка плану дій, навчання ефективності та обмеження запитів на час, який не відповідає особистим кар’єрним цілям, мають допомогти досягти більшого за той самий проміжок часу, підвищуючи результативність у навчальному процесі.