Зміст
Важко досягти успіху в чомусь, не володіючи навичкою ефективного використання часу. Тайм-менеджмент корисний як бізнесменам, так і офісним працівникам, навіть художникам, домогосподаркам чи студентам. Коли здається, що в добі надто мало годин і все встигнути просто неможливо, варто просто навчитися продуктивніше розподіляти свої ресурси часу.
Тайм-менеджмент: що це і навіщо він потрібний
Тайм-менеджмент – це буквально «управління часом». Сьогодні так називають спосіб організації часу у будь-якій діяльності. Щоб «заменеджерити» своє особисте життя або робочі справи, можна використовувати різні методики. Благо, зараз їх чимало. Кожна людина може підібрати спосіб планування відповідно до своїх потреб та можливостей.
Не треба вважати, що тайм-менеджмент стане в пригоді лише керівникам або дуже зайнятим людям. Якщо грамотно розподілити свої завдання та обов’язки, можна звільнити додатковий час на хобі чи відпочинок, курс підвищення кваліфікації чи додаткову прогулянку із собакою. Окрім підвищення особистої продуктивності, навичка управління часом допоможе впорядкувати всі аспекти життя.
Головний принцип тайм-менеджменту – розставлення пріоритетів. Це означає, що всі завдання мають бути розсортовані за рівнем важливості. Також необхідно обмежити термін виконання. Кожна справа має бути внесена до календаря, щоб можна було бачити дедлайн та відстежувати швидкість її виконання.
Впроваджуючи у свій побут нову звичку, обов’язково потрібно враховувати існування «кривої навчання». Її суть у тому, що на початку нового процесу на нього витрачається набагато більше часу, ніж тоді, коли він стане звичним. Відповідно до кривої навчання, на момент п’ятого виконання ідентичного завдання трудовитрати скорочуються на 80%.
Сучасний тайм-менеджмент: 7 правил керування часом
Час належить до невідновних ресурсів. Інакше кажучи, його неможливо повернути чи компенсувати. Це добре розуміють люди, які піддалися трудоголізму і витратили роки на ілюзорні досягнення.
Щоб ефективно налагодити work-life balance (баланс роботи та особистого життя), необхідно вміти правильно застосовувати тайм-менеджмент.
Розвивати звичку планувати час
Якщо людина раніше не практикувала планування, для неї ця навичка буде новою, а отже, незвичною та чужою. Як і все нове, вона спочатку здаватиметься незручною, займатиме занадто багато часу та не окупатиметься. Ефективність і перші результати виявляться за кілька тижнів, потрібно лише виявити дисципліну і дочекатися цього.
Звикнувши витрачати час на планування, людина зробить це своєю рутиною та незабаром помітить якісні зміни у робочому процесі і житті.
Поради з планування
Тайм-менеджмент в принципі базується на плануванні. При цьому планувати потрібно заздалегідь – хороший план повинен бути готовим, перш ніж будуть вжиті перші дії щодо його втілення. Список завдань на день краще скласти напередодні увечері, а на тиждень – у неділю. Хороший план відбиває ступінь компетентності людини, крім цього, дозволяє звести до мінімуму прокрастинацію. Звичайно ж, у ході роботи слід дотримуватися складеного плану. В результаті, робочий процес йтиме плавно, послідовно та ефективно.
Також необхідно уникати «пожирачів часу» – у кожної людини є свої способи скоротити час у довгій черзі чи автомобільній пробці, проте іноді ці пастки з’їдають і корисний ресурс часу. Відвертальні чинники заважають зосередитися на задачі, знижують рівень концентрації та продуктивності. Наприклад, перевіряючи пошту вранці, можна непомітно втягнутися в процес написання листів у відповідь. У результаті на це буде витрачено більшу частину дня і накопичаться невирішені питання в інших сферах. Замість стихійної постійної перевірки поштової скриньки варто запланувати кілька тимчасових відрізків протягом дня. Так само варто вчинити з іншими речами, які можуть відвертати увагу (соц. мережі, перекуси, перерви на перекур і зарядку).
Як не відколікатися
Взаємопов’язані завдання можна виконувати пакетом – якщо є справи, які можна об’єднати та виконати одну за одною, їх варто запланувати поспіль. Цей фактор слід враховувати під час планування справ на майбутній період. Наприклад, протягом дня може бути блок роботи за комп’ютером, потім кілька годин зустрічей та переговорів, після чого буде кілька коротких нарад або час для здійснення дзвінків. Цей принцип можна застосувати навіть для планування походу до супермаркету – купити відразу всі молочні продукти, потім м’ясні, крупи тощо.
Слід зосереджуватися на одній задачі в кожний момент часу – якщо є така можливість, краще сконцентруватися на одній справі за один раз. Багатозадачність швидше заважає, ніж допомагає. Насправді вона веде до зниження якості виконуваної роботи. Якщо за один раз зробити всю роботу повністю, можна уникнути втрат часу, пов’язаних із розсіюванням уваги, коли завдання відкладають раз на раз.
Можна поставити дедлайн трохи раніше терміну – така хитрість допоможе залишатися в тонусі й не розслаблятися, поки справа не буде зроблена. Почуття терміновості дозволяє прискорити робочий процес і цим підвищує особисту ефективність. Завдяки почуттю терміновості людина діє невідкладно, як тільки у неї з’явилася можливість, вона не відкладає завдання і не тягне з виконанням до останнього дня.
Окрім іншого, останній пункт дає деякий буферний час, який може знадобитися для виправлення помилок або внесення нових даних.
Вирішувати основні завдання першими
Багато успішних людей вважають за краще робити найскладніші і найважливіші справи у першій половині дня. Відомий вислів Марка Твена говорить про те, що якщо потрібно з’їсти жабу, це потрібно зробити саме вранці. Тоді можна буде спокійно розслабитися, бо нічого гіршого в цей день точно не станеться.
Якщо відкладати «жабу» (важлива і значуща справа), то є ризик, що накопичуватиметься напруга. Це вплине на загальну ефективність упродовж дня. Не кажучи про те, що звичка відкладати та переносити важливі завдання провокує прокрастинацію.
Практикувати принцип Парето
Згідно з принципом Парето, 80% результат досягається завдяки 20% зусиль. Ця закономірність дієва для різних явищ. Вона підтверджує, що потрібно сконцентруватися на виконанні важливих справ та завдань, оскільки саме вони принесуть основний успіх. Як застосовувати цій принцип на практиці? Необхідно навчитися виділяти серед усіх завдань 20% основних за направити на їх реалізацію основні зусилля.
Використовувати метод ABCDE
Яким би детальним не був план, він потребує додаткової системи – потрібна градація пріоритетності кожного пункту. Техніка використання алфавіту дуже зручна, тому що відрізняється від нумерації пунктів плану та не дозволяє заплутатись у позначеннях. Тобто цифрами позначаються пункти, а літерами – їхня важливість.
Наприклад, літерою А варто позначити найважливіші (термінові) задачі. Їх потрібно буде виконати в першу чергу, незалежно від того, який це пункт плану за номером.
Буквою можна відзначити пункти, які мають меншу вагомість. Вони можуть бути не терміновими, але обов’язковими до виконання. Маркер С найкраще використовувати для справ, які можна відкласти. Літерою D зазвичай позначають завдання, які можна передати для виконання комусь іншому. Завдання, для яких підходить літера Е, можна виконати в інший день, це не матиме значних наслідків.
Важливо дотримуватись дисципліни в тому, щоб починати роботу зі справ під буквою А і не переходити до інших, поки ці не будуть повністю закінчені.
Список справ як головний інструмент тайм-менеджменту
Неможливо бути ефективною людиною та не вміти користуватися списками. Щоб максимально розкрити свій потенціал, варто навчитися складати різні списки та правильно їх використовувати. Залежно від своїх переваг люди користуються простим блокнотом і ручкою, засобами для роботи з текстами в комп’ютері, спеціальними додатками.
Після того, як список буде складений, необхідно докласти всіх зусиль, щоб не відступати від нього. Виконувати завдання потрібно за планом. Якщо з’являється нова робота/справа/завдання, її потрібно внести до списку та присвоїти індекс пріоритетності. Дослідження показують, що після переходу на таку систему роботи люди збільшують свою щоденну продуктивність на 25%.
Тим, хто несе відповідальність за велику кількість завдань, потрібна навичка роботи з кількома списками:
- необхідно скласти спільний план з усіма справами та завданнями із різних сфер життя;
- загальний список необхідно розсортувати за категоріями та скласти план на місяць;
- розбити пункти плану на підпункти та сформувати план справ на тиждень;
- нарешті можна конкретизувати окремі пункти, щоб скласти план на день.
Важливою віхою у роботі зі списком є проставлення відміток виконання. Коли біля пунктів плану з’являються такі маркери, це дає візуальну картину про стан завдань. Крім того, людина одержує своєрідну ілюстрацію своїх досягнень. Це стає мотивуючим чинником подальшої роботи.
Щоб підвищити свою ефективність, варто подбати про чистоту електронної поштової скриньки: не накопичувати непрочитані листи, відписатися від непотрібних підписок, користуватися фільтрами для спаму, ставити позначки навпроти важливих листів та контактів, щоб швидко їх знаходити за необхідності.
Тайм-менеджмент та аудит часу
Періодично потрібно перевіряти, куди витрачається робочий час і наскільки продуктивно він використовується. Для такого аудиту можна залучити кілька методик:
- папір та ручку;
- електронну таблицю;
- спеціальний додаток для відстеження часових інтервалів;
- календар-планувальник.
Протягом кількох днів потрібно уважно описувати свою поточну зайнятість та відзначати часові інтервали. Тут повинні бути не тільки робочі завдання та особисті справи, але також заняття, що відволікають, і в цілому, все, що людина робить протягом зазначеного часу (п’є чай, розмовляє по телефону, обговорює справи з колегою, перевіряє пошту).
Аудит може тривати тиждень чи місяць, якщо завантаженість нерегулярна. Наприкінці слід проаналізувати, куди витрачається основний робочий час. Також стане зрозумілим, звідки можна вилучити тимчасові ресурси.
Подбати про своє психічне здоров’я
Розробники технік з тайм-менеджменту наполягають на тому, що не можна ігнорувати фактор здоров’я. Причому важливий як фізичний, так і психічний стан. Для хорошого самопочуття необхідно зберігати баланс роботи та відпочинку, приділяти час особистому життю, хобі та близьким людям.
Багато захоплених роботою людей не помічають, як їх поступово наздоганяє вигоряння. Якщо це вже сталося, то потрібно звернутися до фахівців для лікування, а потім спланувати графік відновлення та поступового повернення до роботи. Сучасні компанії активно практикують сабатікал – своєрідну тривалу відпустку для цінних співробітників, яким потрібен час на відновлення своєї працездатності. Тривалість сабатікалу може становити від 1-3 місяців до року.
Щоб досягти оптимального балансу роботи, особистого життя та відпочинку, можна використовувати будь-які методи, які підходять конкретній людині та показують бажані результати. Хтось успішно застосовує афірмації та позитивне мислення, іншим потрібна психотерапія (при цьому важливо вибрати відповідний метод і кваліфікованого фахівця), третім знадобиться не лише психолог, а й психіатр. Для збереження психічного здоров’я важливо виділити час для фізичних вправ (йога, плавання, біг, спортзал). Окремий важливий момент – це дотримання правильного графіку сну як основи нашого здоров’я.
Підсумувавши, можна сказати, що тайм-менеджмент – це цілий комплекс надзвичайно корисних, практичних навичок. Його впровадження може зайняти якийсь час, а також вимагатиме певних зусиль. Однак отриманий результат окупить ці незручності з лишком. Правильне застосування тайм-менеджменту допоможе акумулювати енергію та спрямувати зусилля на найважливіші завдання, підвищити продуктивність та результативність праці, дозволить збільшити масштаб діяльності та вийти на абсолютно новий рівень професіоналізму.
Джерело – www.briantracy.com
