Дедлайн: що це і як дотримуватись

Для багатьох з тих, хто працює на себе або в офісі, дедлайн – це одне з найстрашніших слів. Крайні терміни має кожна поставлена задача чи доручення, і дотримання часових рамок може стати справжнім стресом. В межах даної статті ми розглянемо, що таке дедлайн, чому важливий та як дотримуватися дедлайну, розглянемо декілька секретів ефективної роботи. Також тут ви знайдете поради щодо підвищення продуктивності, які будуть актуальні в різних сферах діяльності.

Дедлайн: що це

Дедлайн – це крайній термін, до якого має бути виконано конкретну роботу або її частину. Це дата або час, визначений замовником або менеджером. Неможливо досягати результатів, якщо завдання немає певних часових обмежень. Як правило, виконання одного етапу роботи дозволяє відразу запустити наступний. Тобто, від дотримання дедлайну безпосередньо залежить весь виробничий процес.

Якщо ви працюєте в наймі, швидше за все, терміни вам ставить менеджер. У вас є конкретні завдання, які мають бути виконані, також визначено критерії якості кінцевого результату. Однак, якщо ви самі керуєте проєктом, вам знадобиться розвинути навички постановки дедлайнів. Ви можете скористатися існуючим алгоритмом або створити свій власний.

У ході виконання роботи цілком може виявитися, що незірваний дедлайн – це справжній виклик, оскільки отримуватися крайнього терміну не так вже й легко. Багато людей мають серйозні проблеми з цим. Вони або не можуть вкластися у відведений час, або поспіхом виконують завдання в останній момент і переживають про те, чому не почали раніше.

Існує кілька основних причин, через які виникають подібні ситуації. Всупереч поширеній помилці, це може бути не просто лінь. Найчастіше терміни зриваються через прокрастинацію, занадто високу завантаженість, депресію, забудькуватість та нестачу концентрації. Фактично, щоб працювати ефективніше, потрібно навчитися долати ці проблеми.

Тренування навички своєчасного складання звітів та здачі проєктів дозволить стати більш цінним співробітником, заробити та зміцнити репутацію, отримати додаткові «бонуси» в очах керівника чи клієнта.

Як укластися в дедлайн

Якщо для вас дедлайн – це умовний «монстр», якого важко подолати, розпочніть боротьбу з ним заздалегідь. Існує кілька простих, але дуже корисних рекомендацій для підготовки до основного процесу:

• подбайте про те, щоб в принципі встановити останній термін. Розпливчасті часові рамки можуть значно ускладнити комунікацію з керівництвом, колегами чи замовником;
• отримайте чітко обумовлені та узгоджені завдання. Якщо є необхідність поставити уточнювальні питання, краще поставити їх на початку, ніж потім наново виконувати всю роботу;
• напишіть контрольний список із переліком усіх ключових кроків у рамках цього завдання. Краще також проставити проміжні дати виконання кожного етапу (якщо вони є) та їх очікувану мету;
• дуже зручно, якщо у графіку вказано пріоритетність завдань. Диференціюйте частини роботи за важливістю. Можна використовувати кольорові позначки, літери чи римські цифри;
• не забувайте вносити в план фактори, які можуть призвести до затримки, типові проблеми та форс-мажори. Це дозволить вам знайти рішення та виправити ситуацію та при цьому не вибитися з графіка;
• донесіть до керівника або інших клієнтів, що графік розпланований. Ви можете вказати це у календарі із загальним доступом або прописати на своєму сайті;
• переконайтеся, що у вас є все, що потрібно під час виконання завдання: інструменти та витратні матеріали, комп’ютерні програми та застосунки, паролі та контакти, технічне завдання та інше. Якщо вам доведеться шукати відсутній елемент у середині робочого процесу, ви можете пропустити дедлайн.

Багато експертів з тайм-менеджменту та коучів рекомендують поставитися до дедлайну, як до виклику. Позитивний погляд на ситуацію та елемент змагання (з самим собою чи з колегами) допомагають підвищити власну мотивацію.

Як спростити робочий процес

Досліджуючи питання того, що таке дедлайн та як його дотримуватися, доведеться копнути глибше у планування та його специфіку.

Як оптимізувати роботу

1. Відстежуйте своє просування за графіком та відзначайте вже зроблені частини роботи. При необхідності внесіть корективи до плану. Вам план має бути реальним та здійсненним.
2. Постарайтеся почати якнайшвидше, так ви не втратите ентузіазм та мотивацію. Перші спроби можуть стати чорновою версією.
3. Почніть з того, щоб виконати найпростіший пункт плану, використовуючи свої переваги. Так ви зможете зрозуміти, скільки залишається часу для роботи над етапами, які викликають труднощі.
4. Не беріться одразу за всі завдання, виконуйте по одній справі за раз. Багатозадачність часто переоцінюють, вона веде до зниження якості результату та розсіювання уваги.
5. Визначте для себе час найвищої продуктивності та використовуйте його для найважливіших чи найважчих справ. Якщо таких немає, просто постарайтеся виконувати у ці періоди найбільшу кількість роботи.
6. Зробіть продуктивною кожну годину свого робочого дня. Якщо найближчим часом у вас не буде можливості зробити суттєвий обсяг роботи, виконайте якесь невелике завдання або займіться підготовкою.
7. Визначте чинники, які зазвичай вас відволікають, та виключіть їх вплив на вас у процесі роботи. Наприклад, винесіть телефон в іншу кімнату, визначте конкретний час для перевірки пошти, відключіть сповіщення соцмереж;
8. Навчіться звертатися за допомогою та консультаціями до експертів. Вам не потрібно «винаходити велосипед», якщо ваш колега або інший фрилансер може розібратися в питанні за коротший час.
9. Постарайтеся налагодити комунікацію зі своїм менеджером або клієнтом. Повідомляйте про те, як просувається робота. Якщо виникли труднощі, вкажіть, як ви їх долаєте. Це допоможе побудувати довірливі стосунки та підвищить лояльність до вас у разі пропуску термінів.
10. Не забувайте відновлювати запас енергії. Навіть невеликий перепочинок допоможе по-новому поглянути на проблеми та загалом на проєкт. Ви можете зробити перекус, випити води, виконати розминку або розтяжку, вийти на прогулянку, помедитувати.
11. Подумайте про те, щоб ввести таймінг. Засікайте годинник, щоб відпрацювати конкретний час. Також можна використовувати різні техніки для балансу робочого часу та відпочинку, наприклад, техніку Pomodoro (15-20 хвилин роботи, 10 хвилин перерва).
12. Оптимальним буде варіант, за якого ви зробите роботу трохи раніше запланованого терміну. Буферний час дозволить не турбуватися про те, чи встигаєте ви, чи ні. Також у вас буде можливість ще раз перевірити все перед здачею.

Винагорода за дотримання дедлайну

Доведено, що ефективність роботи значно підвищиться, якщо після її закінчення на вас чекатиме винагорода. Створіть власну систему заохочень за окремі етапи або час, проведений за виконанням завдання. Це може бути чашка кави або тістечко, декілька сторінок книги чи нова серія серіалу.

На противагу винагороді можна ввести стягнення за пропущені терміни та невиконані зобов’язання. Це вас дисциплінуватиме та триматиме в тонусі.

Розумний дедлайн: що це

Якщо ви знаходите для себе роботу самостійно або виконуєте обов’язки менеджера та керуєте іншими людьми, вам просто необхідно мати навички постановки реалістичних цілей.

Перегляньте наведені нижче поради та подумайте, які з них застосовні у вашій області:

• уникайте звички ставити занадто стислий термін. Іноді це може допомогти акумулювати енергію та швидко зробити всю роботу відразу. Однак систематичне перевантаження призведе лише до вигоряння та в перспективі знизить вашу продуктивність;
• попрацюйте над страхами та тривогою. Іноді фрилансери навмисно не називають конкретних термінів, щоб не заганяти себе в рамки. Однак це загрожує можливими непорозуміннями з клієнтами та в цілому не дозволяє налагодити справді продуктивну діяльність та стабільний бізнес. Найчастіше така поведінка є наслідком страху перед дедлайном. Не дозволяйте занепокоєнню заважати вашому розвитку;
• дотримуйтесь графіка навіть, якщо вас відвідали нові ідеї. Внесіть у графік корективи, вкажіть нові терміни та заново встановіть пріоритети. Перескакуючи з одного пункту плану на інший, ви тільки заплутаєте себе та не зможете виконати завдання вчасно.

Багато керівників у своїй діяльності використовують техніку SMART. Вони ставлять цілі, які мають такі характеристики:

1. Конкретність. Завдання має бути досяжним, чітко позначеним і правильно сформульованим.
2. Вимірюваність. Готова робота повинна мати чіткі показники, за якими можна судити про її якість та відповідність до завдання.
3. Доречність. Кожна проміжна мета має бути співвіднесена з кінцевим завданням.
4. Відповідність до часу. Терміни для кожного завдання повинні визначатися лише тоді, коли виконано перші три пункти. Тобто мета конкретна, актуальна і вимірна.

Відповідальний підхід до процесу планування допоможе значно підвищити ефективність усієї подальшої роботи. Це особливо цінно для менеджерів середньої ланки, які мають підлеглих, але їм самим доводиться також звітувати перед керівником.

Дедлайн: що це і як дотримуватися без прокрастинації

Зволікання та затягування робочого процесу без видимих причин далеко не рідкісне явище. Кожна людина у своєму житті напевно стикалася з прокрастинацією, проте деякі люди схильні до неї більшою мірою. Якщо не розібратися з її причинами та не навчитися з нею справлятися, постраждає не лише поточний проєкт, а й репутація та навіть майбутня кар’єра. Виділяють головні причини прокрастинації:

• стрес (несподівані потрясіння або втома, що накопичилася);
• загальна незібраність, розфокусованість, проблеми з концентрацією;
• незацікавленість у результаті;
• депресія;
• недосвідченість (сумнів у власних силах);
• перфекціонізм;
• невміння організовувати свій час.

Найкраще опрацювати прокрастинацію на самому початку, як тільки вона помічена. Якщо її ігнорувати, це може з часом викликати ще більший стрес та невпевненість у собі.

Якщо причинами стали серйозні проблеми зі здоров’ям чи втома, то пріоритетним завданням стане розв’язання цих проблем. За статистикою, депресія посідає четверте місце у світі серед причин втрати працездатності. Для позбавлення від неї може знадобитися фармакологічне втручання та психотерапія. У разі накопиченої втоми варто подумати про організацію відпустки.

Як дотримуватися дедлайну перфекціоністам

Перфекціоністам особливо складно дотримуватися крайніх термінів, оскільки для них дедлайн – це головний вбивця мотивації. Вони схильні до того, щоб надто ускладнювати завдання та вимагати від себе неможливого. Порада, яку можна їм дати, полягає в тому, щоб припинити залякувати себе та навчитися приймати недосконалості (як свої власні, так і у світі загалом). Наприклад, при написанні презентації чи доповіді важливо просто розпочати. Спочатку можна тільки накидати тези та план. Потім визначити орієнтовний час для кожного пункту (або обсяг сторінок), так у вас не буде спокуси вийти за межі та перевиконати окремі пункти. Якщо специфіка діяльності дозволяє, можна писати доповідь (презентацію) не за порядком. Спочатку краще зробити ті частини, в яких ви дуже добре орієнтуєтесь. Якщо доведеться коригувати та переписувати матеріал, не захоплюйтесь. Будь-яка робота рано чи пізно має бути закінчена. Краще, щоб вона була зроблена добре, ніж залишилася незробленою, але потенційно ідеальною.

В інших випадках дуже добре допомагають різні практичні техніки. Можливо, вам доведеться додатково попрацювати над тим, щоб упровадити у своє життя кілька нових звичок та навичок. Іноді найпростіші рекомендації допомагають перестати боятися поняття дедлайн. Як його дотримуватися у кожному конкретному випадку ви цілком зможете вирішити самостійно, якщо навчитеся визначати та використовувати свої сильні сторони. В цілому ж, дедлайн – це повноцінний помічник на шляху до підвищення власної продуктивності та раціонального використання часу.