Віддалена робота: як налагодити робочий процес

Тенденції, які сформувалися у професійному середовищі ще з 2020 року, залишаються актуальними й через 3 роки. І якщо західні ринки частково повернулися до звичного доковідного формату роботи, то українці змушені продовжувати робити ставку саме на дистанційний формат роботи. В статті ми розглянемо, які найбільші складнощі передбачає віддалена робота та як їх можна уникнути.

Віддалена робота: що це

Віддалена робота – це не одне і теж саме що й фріланс. Фріланс передбачає тимчасову роботу над проєктом з оплатою погодинно або за певну оговорену суму. Віддалена робота – це робота на конкретну компанію, але без необхідності постійно бути в офісі. Такий співробітник є повноцінним членом колективу, отримає заробітну платню, але не повинен щодня бути безпосередньо на робочому місці в офісі.

Віддалена робота як формат стала доступна виключно завдяки стрімкому розвитку технологій. Наразі існують усі необхідні інструменти, які дозволяють повноцінно працювати віддалено: від того ж самого Zoom або Skype для нарад до Google Drive, на якому можна зберігати документацію, надавши колегам доступ до неї. Якщо потрібен корпоративний месенджер, великі компанії використовують Slack, маленькі створюють групи у Telegram.

Віддалена робота: переваги

Чому віддалена робота стала такою популярною – її плюси:

• можливість створити оптимальне для роботи середовище саме там, де тобі зручно. Якщо ми говоримо про інтелектуальну працю, то у 90% випадків вона потребує концентрації та уваги. В середньостатистичному офісу дуже складно налаштуватися на роботу, оскільки звідусіль тебе починають відволікати. Коли ж не має шуму навколо, працювати легше і результат буде кращим;
• не має необхідності витрачати час на дорогу в офіс;
• економія на проїзді та харчуванні.

Віддалена робота: найрозповсюдженіші труднощі

До числа найтиповіших труднощів, які спричиняє віддалена робота, відноситься:

• проблеми з самоорганізацією – якщо людина звикла працювати в офісі, спочатку їй буде складно організувати домашній простір під роботу. Але обставини останнього року навчили нас адаптуватись до будь-яких умов;
• відсутність колег та спілкування з однодумцями – відсутність постійного живого спілкування – одна з причин, чому навіть у такий складний час люди починають повертатися до офісу. Час карантину та соціальної ізоляції показали, що онлайн зустрічі у ZOOM не можуть замінити живого спілкування;
• професійне вигорання – віддалена робота відрізняється тим, що передбачає розмитий робочий графік. З одного боку, це зручно, оскільки немає потреби надто рано вставати. З іншого, всі сфери життя (родина, робота, дозвілля) поєднуються. Якщо є проблеми з тайм-менеджментом, то згодом подібна ситуація може перерости у професійне вигорання;
• потенційні конфлікти в середині колективу – якщо спиратися на думку HR-фахівців, то віддалена робота частіше призводить до проблем з комунікацією в середині компанії. Особливо, якщо оновився колектив та співробітники ще не мали змоги познайомитися один з одним очно та вибудувати відносини при безпосередньому контакті.

Віддалена робота: як подолати складності з організацією часу

Починати розв’язувати проблему з самоорганізацією треба з розуміння, що самостійно організувати продуктивну роботу складніше, ніж над вами хтось стоїть. Ця навичка може сформуватися лише з досвідом. Тому, якщо віддалена робота – це новий для вас формат, почніть складати списки справ. Для цього можна використовувати як звичайний блокнот, в який записувати плани на день у стовпчик, так і програми, наприклад, TRELLO або подібні до неї, в яких можна створювати робочі дошки. Головне правило – незалежно від списку справ на день, оберіть 1 завдання, яке потрібно зробити у будь-якому випадку. Незалежно від того, чи зробите ви все інше, це завдання має бути виконане.

В чому секрет такого підходу? Виконання ключового завдання дозволяє домовитися із собою і зберігає мотивацію. Після того як ви зробите основне завдання, проставте цифри навпроти інших завдань за зменшенням їх важливості. Надалі вам буде простіше переходити до виконання усіх інших задач.

Віддалена робота: поради

Щоб організувати себе та стати максимально продуктивним навіть у віддаленому форматі роботи, радимо звернути увагу на наступні поради:

1. Створіть комфорте робоче місце, яке буде ідентичне офісному варіанту. Мається на увазі, що це буде окремий стіл, за яким ви працюєте. Це не тільки зручно, але й допоможе вам швидко переключатися між процесами, що також буде допомагати у самоорганізації. Важливо також забезпечити наявність достатньої кількості природного світла та хорошої вентиляції.
2. Дотримуйтесь розкладу: створіть чіткий розклад своїх робочих годин, які дозволяють вам працювати продуктивно і водночас відпочивати від роботи. Визначте час для кожної задачі, включаючи час для перерв, щоб відновити силу і зосередитися.
3. Періодично беріть перерву в роботі: через кожні 45-60 хвилин роботи варто робити перерву та невеличку, що допоможе підтримувати свою енергію та концентрацію.
4. Змінюйте робочий простір: щоб не застрягнути на самоті, час від часу змінюйте робоче місце, наприклад, працюйте з кав’ярні, коворкінгу або безпосередньо з офісу.

Проблеми з комунікацією при віддаленій роботі

Якщо одна з проблем, з якою ви стикнулися при віддаленій роботі – це складності у спілкуванні з колегами чи керівництвом, намагайтеся вирішити тільки задачі, які стосуються безпосередньо вас. Щоб робоче спілкування було продуктивним та зручним для обох сторін, пишіть короткими та зрозумілими реченням. Не варто кожне слово з запитання писати як окреме повідомлення – цінуйте не тільки власний час, але й час інших.

Під час нарад не соромтеся перепитувати та прояснювати нагальні питання. Краще зараз уточнити деякі деталі, аніж потім переробляти роботу тільки тому, що не вірно зрозуміли один одного. Але обговорення проблеми має мати чітку та зрозумілу усім членам команди структуру та мету.

Якщо вам здається, що віддалена робота – це саме те, чого ви прагнете, при правильному підході ви легко зможете адаптуватися до формату та не втратите власної продуктивності.